Planering av en kick off kan vara överväldigande. Om du aldrig har hållit i en kick off kan det bli ett stressigt moment att inte bara hålla utan även att planera den. Det finns många olika moment som är viktiga att tänka på och det kan ibland vara svårt att veta var man ens ska börja. Därför vill vi dela med en steg för steg plan kring vad man egentligen bör tänka på när man planerar en kick off. Detta säger våra mötesexperter!
Våga vara nybörjare och ta hjälp av dina kollegor när du planerar kick offen!
Planerar du din första kick off? 13 tips från våra mötesexperter:
1) Om du inte redan gjort - Sätt ett datum!
Se till att sätta ett datum i god tid så att alla kan notera det i sin kalender och inte missar kick offen.
TIPS! Ha gärna ett alternativt datum redo. Konferensanläggningen kanske är fullbokad datumet du har i åtanke. Bolla med arbetslaget om extra datum, för att sedan kolla med anläggningen så du slipper gå fram och tillbaka.
2) Bestäm ett tydligt syfte med din kick off!
Fundera på vad du som arrangör vill ha ut av kick offen och vad vill du att deltagarna ska ta med sig. Lägg tid för att ta reda på detta redan vid början av din planering av kick offen, så du vet vad ditt innehåll ska utgå från och att målet blir så tydlig som möjligt för alla deltagande. Med ett tydligt syfte som ni också kan följa upp ökar förutsättningarna för ett lyckat möte.
3) Bestäm plats och besök gärna konferensanläggningen
Var ska ni vara på kick offen? Beroende på ditt mötes syfte kan det påverka vilken sorts anläggning du behöver. Välj en konferensort som både är inom räckhåll rent geografiskt och som inspirerar till givande möten. Om ni exempelvis ska starta upp ett hållbarhetsarbete, varför inte boka en konferens på en anläggning som värdesätter just det?
4) Välj Logi
Stannar ni över natten eller är det ett besök över dagen? Tänk på att notera hur många ni är och hur många lokaler samt eventuella hotellrum kan behövas. Det är viktigt att deltagarna känner att de får det boende som det önskar. Vill dina deltagare ha ett eget rum eller kan dem tänka sig dela med någon annan. Tänk på att förmedla om någon av deltagarna har speciella önskemål om boendet. Finns det fysiska behov som t.ex. handikappanpassning?
Rätt miljö hjälper att hålla energin och humöret uppe.
5) Hitta rätt konferenslokal!
När du är klar med anläggning och logi är det dags att välja vilka lokaler som passar för just er grupp. Överlag är en ljus lokal med bra ventilation att föredra. Glöm inte att lokalens möblering är viktig att tänka på. Finns det något du vill ändra i rummet för att utnyttja ytan på bästa sätt för ditt möte? Om du exempelvis främst ska hålla föreläsningar är det mer lämpligt att välja bio eller skolsittning. Våga be anläggningen om hjälp och tips då de har bäst koll på sina lokaler.
Läs mer om din kick offs möbelplanering här: Effektiva och kreativa möten: så möblerar du
6) Säkra din konferensutrustning!
Fundera på vad för sorts utrustning du behöver inför din kick off. Har ni tillgång till högtalare, storbildsskärmar, projektorer och mikrofoner? Se till att er anläggning möter era krav och önskemål på teknik genom att fråga vad för sorts utrustning de har att erbjuda. Eventuellt att du kan hitta denna information på deras hemsida. Oftast går det att hyra in utrustning som saknas. Testa gärna utrustningen innan ditt möte är tänkt, så du vet att allt fungerar som du vill.
7) Ta reda på allergier!
Allt fler människor börjar ha behov av specialkost och det är viktigt att du noterar dessa till anläggningen. Se till att skriva ned tydligt och konkret vad för behov och allergier ni har samt skicka det till anläggningen i god tid. Med god framförhållning blir det lättare för kockarna att förbereda något som verkligen blir bra för dig och ditt team.
Tips! Oftast har anläggningar en policy gällande specialkost, läs den eller be om att få tillgång till den.
8) Boka måltider
Måltiderna är en viktig del under konferensen. Tänk på att ha gott om tid för själva måltiderna och försök att hålla utsatta tider för måltiderna. Läs om vad för sorts måltider anläggningen har att erbjuda. Ingår det i bokningen eller behöver något läggas till? Serverar anläggningen frukost, lunch, fika och middag? Om inte ta reda på vad för andra alternativ finns i närheten av anläggningen.
Delta inte på ett möte med en tom mage. Håll fokuset uppe genom matpauser.
9) Ordna transport innan!
Hur kommer du och ditt team till anläggningen? Fundera först och främst över hur många det är som ska till din kick off. Därefter kan du avgöra vilken transport som är mest lämpad för er. Ligger anläggningen precis vid kontoret? Då kan ni t.ex. ta en promenad dit. Om anläggningen är längre bort kan ni kanske dela på en eller två bilar. Om ni dock är en större grupp kan det vara relevant att boka en buss och åka tillsammans från kontoret till anläggningen. Kolla anläggningens hemsida om de har någon bra vägbeskrivning. Vissa anläggningar hjälper sina gäster att boka transport till och från dem, så våga fråga dem om hjälp.
TIPS! Om ni åker med egna elbilar är det viktigt att kolla om det finns plats för att ladda bilen!
10) Boka föreläsare och aktiviteter
Det är viktigt att tänka på vad du vill uppnå med kick offen och anpassa aktiviteterna och föreläsare utefter syftet. Planera in gemensamma aktiviteter då det är ett bra sätt att bygga teamkänsla. Låt en höjdpunkt under träffen vara en större aktivitet som ni utför tillsammans. Ett tips är att också lägga in kortare pauser i form av övningar (energizers) i agendan, för att snabbt få ny energi! Det finns många olika sorters aktiviteter, våga ta hjälp av anläggningen vad de tror passar bäst. Oftast har anläggningar egna aktiviteter de kan erbjuda, men om det inte passar kan man även be dem om hjälp på förslag av olika aktivitetsbolag. Boka även in intressanta och relevanta föreläsare till kick offen, då det kan hjälpa att väcka deltagarnas uppmärksamhet. Generellt sätt brukar det vara skönt med lite variation av talare och det ger även dig möjligheten att ta en kort paus.
TIPS! Ta reda på vilka aktiviteter som använts vid tidigare konferenser så det inte blir en upprepning. Försök välja något som sticker ut och som deltagarna verkligen kommer positivt ihåg från mötet.
11) Skicka ut inbjudningar och agendan
Var tydlig med syftet redan i inbjudan, vad finns det för förväntningar på deltagarna, ska någon presentera något? Förmedla detta i god tid så att alla har tid att förbereda sin del! Skicka förutom tid och plats, med eventuell information om anläggningen. Vad erbjuder anläggningen utöver möten? Vissa anläggningar har massage, jacuzzi och andra liknande erbjudanden som dina deltagare säkert inte vill missa.
12) Glöm inte att utvärdera och följ upp kick offen!
För att era möten ska utvecklas och alltid bli bättre krävs det att ni avsätter en tid för feedback av mötet och diskutera den upplevda möteskvalitén. Ställ frågor som ”Vad fungerade bra?” och ”Vad kan vi ändra på?”. Det är genom utvärdering och reflektion ni på riktigt kan börja effektivisera era befintliga möten och på så sätt minska tiden ni lägger på dem, tid som hade kunnat läggas på annat.
Läs mer om uppföljning av kick off: Det viktigaste steget för en lyckad kick-off: Följ upp!
13) Ge feedback till anläggningen
Oavsett om ni planerar att komma tillbaka eller inte är det viktigt att ni ger er feedback till konferensanläggningen. Det är genom feedback från gäster som anläggningarna kan utvecklats på riktigt och leverera en bra upplevelse.
Med dessa steg har du en stabil grund för din kommande kick off och är garanterad en lyckad träff!
Ladda ner: Nya kick-off guiden!
Gå från nybörjare till mästare med “Nya Kick-off-guiden”, en kostnadsfri guide som hjälper dig att skapa trygga och framgångsrika kick offer, steg för steg. Guiden innehåller smarta checklistor och arbetsblad som hjälper dig att planera, genomföra och följa upp din kick off som ett riktigt proffs.
