Egentligen bör du vara tidigt ute när du ska planera en konferens. Många företag bokar minst 6 månader i förväg för att vara säkra på att få till exakt rätt upplevelse och resultat– men det går att fixa en lyckad konferens även om du är ute i sista minuten. Vi frågade vår mötesexpert Lena Andersson hur man gör för att planera en konferens på mindre än en vecka.
Här är hennes bästa tips till dig som inte har gott om tid:
1. Bjud in alla deltagare direkt
Det kan låta självklart, men det viktigaste är att börja med att se till att alla dina medarbetare kan vara med på konferensen. Börja med att boka in datum för konferensen i allas kalendrar om du inte redan gjort det. Ofta räcker det med att skicka en snabb mail-inbjudan med kort OSA.
Tips! Be gärna alla att reservera några alternativa datum, så blir det lättare att hitta en dag som funkar. Sedan är det självklart att berätta vad ni ska göra på ett inspirerande sätt så att ingen vill missa mötet.
2. Kontakta några passande konferensanläggningar
Nästa steg är att kontakta några konferensanläggningar som passar ditt företags profil och behov. Berätta att ni är ute i sista minuten och be att få en snabb offert. Har du möjlighet är det alltid bra att göra ett personligt besök på anläggningen för att se att den verkligen lever upp till dina preferenser. Om detta inte hinns medkan du läsa recensioner och rekommendationer på nätet.
Tips! Ha gärna några olika bokningsdatum att spela med. Det ökar chansen för att få plats på det konferensställe som ni verkligen vill vara på!
3. Få hjälp med planeringen av en mötesexpert
När du valt konferensanläggning är det dags att börja planera själva konferensen. Är du ute i sista minuten är det ofta smart att ta hjälp av anläggningens mötesexperter. Ta rygg på deras erfarenhet och låt dem komma med förslag på hur ni kan få till ett bra och inspirerande konferensprogram på kort tid. De är experter på lyckade möten och kan tipsa om allt från vilken lunch som ger gruppen rätt energikick till vilken möblering som höjer kreativiteten till max. Här är det är även bra att uttrycka vad du själv tycker behövs för ett lyckat och inspirerande möte. Gör det enkelt för dig och få hjälp av proffs när tiden är knapp!
4. Gör en enkel agenda
Är du är sent ute har du kanske heller inte hunnit tänka så mycket på att planera agendan för konferensen. Även här gäller det att hålla det enkelt. Skriv ner vad ni har för mål och syfte med mötet och gör sedan ett enkelt program med punkter som ni behöver gå igenom för att uppnå era mål. Undvik misstaget att pressa in för många punkter i programmet. Gör plats för pauser och reflektion så främjar ni spontana samtal och kreativa möten mellan medarbetarna. Det är ju ofta i de informella samtalen som de verkligt intressanta idéerna kan uppstå.
Läs också: "Tips för en lyckad kick-off. Så skapar du en agenda som tar er i mål"
5. Lägg in några enkla och roliga aktiviteter i programmet
Syftet med många konferenser är ofta att skapa ny energi och motivation i arbetsgruppen. Därför gäller det att lägga in några roliga, inspirerande aktiviteter i programmet. Att hyra in en extern föreläsare eller instruktör kanske inte alltid hinns med. Men ofta har konferensanläggningen ett bra program med aktiviteter och övningar som ni kan göra plats. Be gärna anläggningens mötesexperter om tips på aktiviteter som kan ordnas på kort tid. Även här är det viktigt med ett syfte. Vill ni bara göra någonting roligt tillsammans, vill ni sammansvetsa gruppen eller vill ni utvecklas tillsammans inom någonting annat? Aktiviteterna ger er en gemensam upplevelse och dessutom något kul att prata om och minnas när ni kommer hem!
-
6. Satsa på god och hälsosam mat
Det bästa sista minuten-tipset är nog ändå att välja en anläggning som kan erbjuda en riktigt bra matupplevelse. Maten är ett mycket viktigt inslag och ofta det som gör konferensen till en minnesvärd upplevelse. För att alla ska kunna prestera på topp behöver maten också vara hälsosam och ge rätt energi.
-
Lunch, middag, frukost. Och däremellan fika på både förmiddagen och eftermiddagen! Maten är ett mycket viktigt inslag och ofta det som gör konferensen till en minnesvärd upplevelse. Så välj en anläggning med ett kök som verkligen levererar.
-
7. Avrunda med relax och en riktigt god middag
Ett bra knep är också att välja en konferensanläggning som erbjuder extra avkoppling och komfort. Några sköna timmar på spa och en härlig trerättersmiddag är ofta en perfekt avrundning på en konferensdag. Så finns det bara en skön relaxavdelning, en bra restaurang och riktigt sköna sängar på anläggningen har ni grunden till en riktigt bra konferensupplevelse – hur nära inpå ni än bokar!
Checklista för ett lyckat möte
Sigtunahöjden har satt ihop en checklista till dig som vill vara säker på att du inte missar någonting när du planerar ditt möte, den hjälper dig i din planering, oavsett om du har gott om tid på dig eller inte.
Ladda ner vår kostnadsfria checklista och skapa ett lyckat och effektivt möte!
