Vi är nog många som knutit handen i fickan eller zoomat ut under ett möte. Sena kollegor, försvunna HDMI-kablar och syrefattiga mötesrum kan göra även den mildaste själ frustrerad. Vi har därför pumpat vår mötesexpert Lena på hennes bästa tips för att skapa kreativa och effektiva möten.
Nyckeln till effektiva möten är att du har ett tydligt mål och syfte, och sen låter allt från mötesplats till snacks spegla agendan. När alla olika delar strålar samman blir målet tydligt och mötet mer givande. Det är också viktigt att skapa ett öppet och trevligt klimat. Vi är ofta väldigt måna om att vara representativa och seriösa, speciellt i nya grupper, vilket gör att mötet lätt blir för strikt och stelt. Var inte rädd för att leka lite med exempelvis musik — nya intryck gör oss mer alerta och kreativa.
Inredningens betydelse för ett effektivt möte
Platsen ni träffas på ska självklart ha bra basegenskaper — det vill säga bra ventilation, ljud och belysning. Välj bort stela lokaler med uppradade bord och försök få rummet att kännas mysigt och levande. Byt ut stolar mot sköna fåtöljer, flödande dagsljus och en vacker utsikt ger också mer inspiration än ett rum utan fönster. Ett stort rum känns mindre kliniskt om du ställer in en sittgrupp i ena änden där deltagarna kan sitta och diskutera. En trevligare miljö ger också ett trevligare klimat, vilket öppnar upp för nya tankar eftersom vi inte censurerar oss själva lika mycket.
Mötet blir också mer effektivt om du låter inredningen ta plats och spegla agendan. Ska du hålla i en workshop? Dela på förhand in rummet i små grupper eller stationer som deltagarna kan sitta i. Ska du hålla i en presentation? Se till att wifi och all teknik fungerar i förväg. Det är också smart att lägga fram adaptrar och HDMI-sladdar i förväg om fler ska presentera.
Effektiva möten kräver kreativa pauser
Planeringar har nästan alltid en tendens att spricka eftersom vi har svårt att vara effektiva och koncentrera oss under längre stunder. Speciellt när vi behöver använda mycket tankekraft. Försök därför alltid att ha ett luftigt schema för att hinna med alla punkter och ge plats för pauser. Små korta avbrott gör att mötet känns mindre monotont eftersom vi får tid att sortera intryck och blir mer mottagliga för nya. Att ställa fram något litet att äta eller dricka utanför rummet är ett bra knep för att få deltagarna att fylla på med ny luft och energi.
Den mänskliga faktorn
Lika viktig som miljön är människorna i den. Tänk ett extra varv kring vilka som kommer att vara med när du sätter agendan och fördelar uppgifter. Vi har alla olika styrkor och intressen, vilket är viktigt att ta tillvara på för att mötet ska bli stimulerande och intressant. Om ni inte känner varandra så väl kan det vara bra att bryta isen med en aktivitet. Det är viktigt att aktiviteten inte känns för konstlad och att den får er att börja prata med varandra. Något så enkelt som att ställa i ordning fika innan mötet eller svänga ihop ett par chokladbollar tillsammans kan göra att mötet flyter betydligt bättre.
Kommunikationen är alltid viktig, och bör vara tydlig och konkret kring vilka förväntningar som finns på mötet. Genom att sätta upp gemensamma regler inför mötet vet vi på förhand vad som gäller och förväntas av oss - vilket också ger effektiva möten. Ju färre avbrott och störningsmoment desto bättre möte. Låt telefonerna vara avstängda och var tydlig med att andra personer inte får komma in och avbryta. Do not disturb-skylten gör sig inte bara på hotell.
Byt miljö och se något nytt
En ännu mer effektiv metod för att undvika störningsmoment och ”jag ska bara” är att helt enkelt ha mötet någon annanstans. Det behöver inte vara mer avancerat än att gå och sätta sig på fiket runt hörnet, eller varför inte ta en walk and talk när solen skiner? När vi möts på nya platser får vi också en kreativ boost eftersom vi blir mer öppna för nya intryck och idéer. Avsluta gärna mötet med att sätta er någon annanstans tillsammans och slappna av. Våra bästa idéer kommer oftast när vi börjar gå ner i varv och får en chans att bolla och reflektera kring det vi nyss gått igenom.
Sigtunahöjden har satt ihop en checklista till dig som vill vara säker på att du inte missar någonting när du planerar ditt möte, den hjälper dig i din planering, oavsett om du har gott om tid på dig eller inte.
Ladda ner checklistan och skapa ett effektivt möte!
