Varje dag hålls miljoner möten världen över. Statistik från Svenska Möten visar att vi i genomsnitt lägger fem timmar i veckan på enbart interna möten. Om vi adderar planering och utvärdering av dessa blir det 8 timmar, vilket innebär hela 20% av arbetsveckan och i genomsnitt 4 veckor av vår årliga arbetstid. För en person på chefsnivå är siffran betydligt högre.
Ett möte öppnar för många möjligheter. Inte enbart för att utbyta idéer och information utan även för att fatta viktiga beslut och för att föra verksamheten framåt. Tyvärr kan många relatera till långa och ineffektiva möten. Detta skapar inte bara onödig stress utan kostar företaget pengar som kunnat användas till annat. Hur kan vi säkerställa att mötestiden används effektivt?
Minska mängden (ineffektiva) möten
Att se över hur mycket tid ni lägger på era interna möten är en bra början. Genom att reflektera över hur stor del av er mötestid som verkligen är nödvändig för att klara uppsatta mål och arbetsuppgifter och därefter sätta en maxgräns är en effektiv väg att gå.
Ladda ner: Tips på samarbetsövningar och aktiviteter för ett effektivt möte
Vad ni vill göra är att minska mängden möten. Kvalitet kommer som i många andra fall före kvantitet. Genom att minska den avsatta tiden kommer ni garanterat känna att det blir både viktigare och lättare att effektivisera era möten. Sedan handlar det såklart om att skapa så effektiva möten som möjligt av den tiden ni har.
Det handlar framförallt om att skapa tydliga spelregler. Mötet bör vara väl förberett med tydliga mål, varför satte ni er ned tillsammans från första början? Det behövs även en tydlighet om vad ni kommit fram till under mötet. Då finns grundförutsättningarna på plats.
Utöver det finns det andra knep att ta till för att säkerställa kvalitén på ert interna möte, nedan följer våra bästa tips!
1. Åk iväg för mötet.
Att ta med agendan till en plats ni vanligtvis inte befinner er på innebär många fördelar. Framförallt kommer inga av de vanliga störningsmomenten att göra sig tillkänna. Både deltagarna och övriga kolle-gor får en högre acceptans och respekt för mötet vilket innebär att färre kommer att trilla in sent samtidigt som risken att någon annan hugger tag i din uppmärksamhet om andra ärenden minimeras. Eftersom mötet tas på större allvar får deltagarna både ett bättre fokus och disciplin.
Ett miljöombyte i en inspirerande atmosfär gör dig dessutom mer kreativ och stämningen blir god av ge-mensam och trevlig mat och fika.
2. Lägg undan telefonen.
Det kan tyckas vara onödigt men faktum är att telefonen är ett störningsmoment inte bara för dig själv utan även dina medarbetare. För att mötet ska bli så effektivt som möjligt för samtliga deltagare, kan en sådan regel därför vara nödvändig.
3. Sätt tiden och håll mötet kort.
Genom att ha ett tydligt mötesschema och agenda säkerställer ni att alla viktiga punkter ges tid. Du som håller i mötet är den som måste se till att tiderna hålls under mötets gång. Se även till att belöna er om ni håller era utsatta tider. Varför inte ta en kort fika tillsammans efteråt, det är i de mer avslappnade sam-manhangen som de allra bästa idéerna uppkommer.
4. Avsätt tid för frågor.
Ett annat sätt att minska på eventuella störningsmoment som riskerar att avbryta agendan är att strukturera vem som får ordet och när. Alla ska självklar få möjligheten att tala men genom att avsätta en tid i slutet av mötet för övriga frågor kan tiden för de viktigaste frågorna utnyttjas på bästa möjliga vis. Ett anant tips är att pausa eller parkera vissa frågor som inte hinns med eller bör tas upp i ett annat forum.
5. Feedback och utvärdering av mötet.
Detta är vad som beräknas vara den största skillnaden i upplevd möteskvalité. Vad fungerade bra och vad behöver vi ändra på? Genom att avsätta denna tid i slutet av mötet kommer ni att kunna effektivisera era möten och på så sätt minska på tiden för dem.
Vill du bli ett mötesproffs och dessutom kunna säkerställa att era möten är både effektiva & hållbara? Ladda ner vår kostnadsfria guide!
