Så skapar du effektiva möten med pauser och samarbetsövningar

I inlägget ”Effektiva möten: så tar du mötet från snooze till boost” berättade vår mötesexpert Lena om hur viktigt det är med kreativa pauser för att få effektiva möten. Utan de kreativa pauserna tappar vi koncentrationen och då är det lätt att tidsplanen spricker. Vi spinner vidare på det spåret och tar i det här inlägget upp hur du behåller koncentrationen under mötet med pauser och övningar för ökad effektivitet och kreativt tänkande.

Behåll koncentrationen för effektiva möten och konferenser
Hur länge kan du fokusera på någonting utan att tappa koncentrationen? Faktum är att hjärnan, likt biceps och triceps, är en muskel som tröttas ut och behöver vila. Men den använder sig inte av samma signalsystem som de andra musklerna som bildar mjölksyra och tvingar oss till en paus. Du vet att du arbetat koncentrerat för länge när du lättare blir distraherad, får tunnelseende och blir mindre effektiv. Du kan också lättare bli irriterad och känner dig spänd och trött. Eftersom de här signalerna inte är lika påtagliga som mjölksyra kan det vara svårt att veta var gränsen går för hur länge vi orkar prestera på topp. För att veta hur länge just du orkar hålla fokus behöver du bli uppmärksam på dina egna behov, och lägga in pauser därefter.

Så när du känner att irritationsmomenten blir fler och arbetet går långsammare är det dags för en paus. Under våra konferenser brukar vi duka fram energigivande fika på morgonen och lite sötare fika på eftermiddagen. Det är ett enkelt knep för att få gruppen att antingen byta samtalsämne och tänka på något helt annat, eller för er att i smågrupper diskutera något ämne lite mer informellt. Samtidigt som dessa pauser piggar upp er motverkar det också konversationer som är utanför er agenda, eftersom de samtalen nu får plats i pausen. 

Längre pauser och aktiviteter ökar också effektiviteten
Effektiva möten och konferenser kräver planering, och en viktig grundpelare är balansen mellan möten och pauser. Efter långa och intensiva möten behöver hjärnan avlastning, och då kan längre raster komma väl till pass. Genom att utföra en helt annan typ av aktivitet vaknar hjärnan till liv igen, vilket öppnar upp för nya tankar och idéer.

Här kommer ett tips på en samarbetsövning som både väcker er till liv och gör att ni kommer närmare era kollegor. Kommunikation handlar inte bara om tal och skrift, utan också om förmåga att tolka känslor och uttryck. Det är inte för inte som ögonen kallas själens spegel. Övningen går ut på att se varandra i ögonen och skapa kontakt, och samtidigt göra något oväntat. Då stärks samhörigheten i gruppen samtidigt som
hjärnan får tänka i nya banor. Perfekt för att tanka på med ny energi till mötet. Gör såhär:

1. Bestäm vem som är lekledare.
2. Ställ er i en ring och titta ner, är ni många går det bra att dela upp sig i grupper om 10 personer.
3. Lekledaren ropar "Pang", och du ska då titta in i ögonen på någon av de andra personerna. När du får ögonkontakt ropar du så högt du kan och pekar på den andra personen, som gör det samma. Sen går ni båda ut ur ringen. Om ingen får ögonkontakt händer ingenting.
4. Fortsätt tills alla fått ögonkontakt med någon.
5. Nu har du aktiverat en ny del av hjärnan och haft roligt med dina kollegor. Nu kan du gå in i mötesrummet med ny energi, nya tankar och andra perspektiv.