I vår serie om lyckade kick-offer har vi tidigare pratat om vikten av att planera både syftet och agendan ordentligt. Nu har vi kommit fram till den tredje delen som handlar om den så viktiga, men allt för ofta bortglömda, uppföljningen.
Så följer du upp kick-offen - Steg för steg
-
De flesta mötesexperter är eniga om vikten av uppföljning när det kommer till att skapa framgångsrika kick-offer. Detta är dock något som många företag missar. Det är nu ni har chans att se till att projektet som ni startat upp verkligen går i mål. Uppföljningen ger er också chans att lära er mer om vad deltagarna tyckte var bra och mindre bra med arrangemanget. Lägg därför gärna tid på att lyssna på medarbetarnas värdefulla åsikter, så kan ni ta med er dem och skapa ett ännu bättre möte nästa gång.
-
Här har vi sammanställt våra bästa tips för hur ni kan följa upp en genomförd kick-off – steg för steg. Läs tipsen i artikeln eller hämta dem som en smart pdf till din dator.
Gå vidare till checklistan: Så följer du upp kick-offen - Steg för steg.
Steg 1. Skicka en sammanfattning till alla deltagare
Direkt efter kick-offen ska ni sammanfatta vad som har uppnåtts och beslutats under kick-offen. Skicka sammanfattningen till samtliga deltagare.
Steg 2. Ha ett gemensamt uppföljningsmöte + skapa en konkret handlingsplan för nästa steg
Samla alla deltagare från kick-offen och gå igenom vad som behöver göras för att komma vidare med de beslut som tagits.
Skriv en konkret handlingsplan som tydligt beskriver vilka åtgärder som behöver tas.
Besluta vilka personer som ska ansvara för de olika åtgärderna, så att ni kommer vidare i processen. Skapa en tidsplan för projektet med datum för start, mål och avstämningar under resans gång. Skicka en skriftlig sammanfattning av vad som beslutats till samtliga deltagare efter mötet.Steg 3. Undersök hur deltagarna upplevde kick-offen
• Efter en genomförd kick-off är det alltid mycket värdefullt att ta reda på vad deltagarna tyckte om arrangemanget. Försök därför gärna samla ihop gruppen igen för ett kortare uppföljningsmöte.
• Gå igenom vad som var bra, mindre bra och vad kan ni kan ta med er till nästa gång.
• Under uppföljningsmötet: be gärna deltagarna återberätta vad de upplevde var syftet med kick-offen och vad de tycker att syftet betyder för dem.
• Be även deltagarna att ta ut 3 saker att jobba vidare med under året; individuellt eller avdelningsvis.
• Det är också bra att följa upp med undersökning via mail som deltagarna kan svara på. Formulera några enkla frågor och skapa en undersökning som du kan skicka ut till alla som deltog i kick-offen. (Tips! Se punkt 4 om du vill få inspiration på lämpliga frågor.)
• Skriv gärna ett datum för när ni som senast behöver få in deltagarnas svar.
Steg 4. Utvärdera kick-offen i arbetsgruppen
Bjud in de som var ansvariga för kick-offen till ett uppföljningsmöte några dagar efter kick-offen. Avsätt några timmar tillsammans och gör en gemensam utvärdering. Gå igenom det som gick bra, det som kan förbättras och även det som ni vill ta med er till nästa kick-off.
Tips! Planera in detta möte i kalendrarna i god tid så att det verkligen blir av. Och vänta inte för länge! Det är mycket bra att ta upp frågorna när de är aktuella och man ännu inte hunnit glömma alla små detaljer och idéer.
Här kommer förslag på punkter och frågeställningar som brukar vara bra att ta upp:
UTVÄRDERING AV SYFTE & MÅL
• Hade vi formulerat ett tydligt mål och syfte med kick-offen?
• Hade vi ett tydligt tema/röd tråd för kick-offen? Om ja – var det lyckat?
• Nådde vi våra mål?
DELTAGARNAS SAMARBETE & ENERGINIVÅ
• Hur var deltagarnas energi under kick-offen?
• Deltog alla aktivt? Kom alla till tals?
• Hur var samarbetet och gruppdynamiken mellan deltagarna?
• Hur var upplägget av agendan? För mycket eller för lite på programmet?
• Hade vi bokat in några aktiviteter på programmet? Om ja – hur var utfallet?
• Hade vi tillräckligt med luft i programmet?
• Fanns det tillräckligt med tid för pauser och bensträckare?
• Fanns det möjlighet för deltagarna att kolla mail och lyssna av mobilen under speciella tidpunkter?
MATEN
• Var maten god och hälsosam?
• Gav maten deltagarna rätt energi för att orka hela dagen? • Fanns det möjlighet till specialkost?
• Fanns det ekologiska alternativ?
MÖTESLOKALEN
• Hur upplevde vi möteslokalen?
• Hur var akustiken?
• Hur var möbleringen? Upplevde du att anläggningen hjälpte dig med en kreativ och funktionell möblering för just ditt möte?
KONFERENSANLÄGGNINGEN
• Låg anläggningen på en inspirerande plats som gav kreativiteten och hjärnan en kick?
• Hur upplevdes kommunikationerna till och från anläggningen?
• Fanns det möjlighet att träna?
• Var personalen kunnig och lyhörd för våra önskemål?
• Var anläggningen svanenmärkt eller miljöcertificerad enligt EU Ecolabel?
Steg 5. Börja planera nästa kick-off
Har ni kick-off varje år eller kanske flera gånger om året? Börja gärna planera de grova dragen för nästa kick-off i samband med att ni gjort klart er utvärdering. Då har ni alla intryck och idéer i färskt minne. Det gör det lättare att ta med sig alla lärdomar och verkligen planera en kick-off som blir riktigt lyckad.
Fler tips tillsammans med smarta checklistor och arbetsblad hittar du i vår Kick-off Guide!
