Hur påverkas vi av hur konferenslokalen är möblerad? Väldigt mycket, säger våra mötesexperter. Därför är det viktigt att överväga de olika alternativen som finns utefter det syfte man har med sin konferens. Vi går igenom möjligheterna som förhöjer konferensen och beskriver de olika möbleringarna som finns.
För att skapa en bra möblering måste du först ställa dig frågan varför. Varför möts ni? Vad är syftet med konferensen? Ska ni ha ett ledningsmöte, lyssna på föredrag, diskutera olika ämnen eller komma fram till en ny idé? Beroende på syftet passar olika sittningar mer eller mindre bra. Med syftet i bakhuvudet överväger du enklare de olika sittningsalternativen.
Första intrycket sätter stämningen
För att ha goda förutsättningar för ert möte redan från första sekunden är möbleringen och övrig inredning viktig. Konferensdeltagarna kommer bry sig om hur det ser ut, och är deras första tanke ”wow” skapas en positiv känsla i rummet och de kommer göra ett bättre jobb. På samma sätt kan en negativ spiral ta form om möbleringen inte är inspirerande. Satsa därför på en anläggning där möbleringen överraskar era medarbetare positivt.
Möblering utifrån allas olika behov – ståbord, snurrstolar och kontorscyklar
Sitta, stå, snurra, trampa… Det finns flera olika sätt att konferera, och det finns inga rätt eller fel. I vår möteskultur finns det en föreställning om att man sitter ner på möte, men så behöver det inte vara. Faktum är att man blir mer skärpt och effektiv om man står eller rör på sig eftersom hjärnans olika delar blir närmare kopplade till varandra. För många kan ståbord också vara räddningen från timmar av trötthet eller smärta. Ståbord placeras enkelt på sidorna eller längst bak i salen utan att skymma sikten för de sittande deltagarna. Att erbjuda sina konferensdeltagare stolar som går att snurra är också bra, eftersom det underlättar för de som har svårt att koncentrera sig.
Ytterligare ett alternativ som förstärker koncentrationen är kontorscyklar. På vår anläggning har vi Bike It Skrivbordcyklar som du som konferensgäst alltid kan ta med dig in till din möteslokal. Som arrangör av konferensen kan du också välja att möblera med dem från första början för att uppmuntra deltagarna att använda dem. När du cyklar ökar syresättningen till hjärnan och koncentrationen förbättras. Samtidigt utvecklas också ditt minne. Och tvärtemot vad man kan tro är kontorscyklarna nästintill helt tysta.
Tips! Oavsett möblering är det alltid en bra idé att ställa in en liten soffgrupp längst bak i lokalen. Det bidrar till en ombonad och familjär känsla och deltagarna får en ”Wow”-upplevelse på en gång.
Ladda ner vår guide: Stora Kick-off-Guiden
Kreativ sittning
Något som definitivt skapar ett ”Wow” för dina konferensdeltagare är vad vi kallar en kreativ sittning. En kreativ sittning är en inspirerande miljö utöver det vanliga där du istället för att inreda med enbart stolar och bord även inreder med fåtöljer, ståbord, kontorscyklar, sittpuffar och soffgrupper. Alla kreativa sittningar ser olika ut, det är bara fantasin som sätter gränser. Hur möbleringen ser ut baseras på mötets syfte. Generellt sett kan man säga att den kreativa typen passar för samtalsövningar, gruppövningar, kick-offer och workshops.
Att lägga in mattor och detaljer i flera olika färger skapar också en stämning och främjar kreativa möten. Använd whiteboard-tavlan till fullo, ställ in en annan projektor för att utnyttja längden i konferenssalen och/eller projektera en stor stämningsgivande bild. Möjligheterna är oändliga! Självklart ska miljön i rummet ändå vara vilande för ögat, prata med en av våra mötesexperter för att höra vad som är möjligt och hur du på bästa sätt skapar harmoni i rummet.
Att ha musik på i lokalen när deltagarna kliver in är ytterligare ett alternativ för att förmedla rätt känsla på bara några sekunder. Välj en låt som stämmer överens med syftet med mötet. Ska ni vara på hugget och kreativa är en låt med högre tempo att föredra till exempel.
Arbete utanför konferenslokalen
Känn dig inte begränsad till konferenslokalen, utnyttja också omgivningen både i resten av anläggningen och utomhus. Ta med det stora blädderblocket ut i loungen eller gör en walk and talk i skogen och vid Mälaren. Behöver du anteckna tar du med dig ett litet block, eller antecknar på mobilen. Det är när vi vistas i nya miljöer som de bästa idéerna kläcks! Tänk bara på att lägga in mail- och telefontid i schemat för att undvika att deltagarnas uppmärksamhet går till att uppdatera sig om omvärlden under mötet.
De olika typerna av möblering/sittning
De vanligaste sittningarna som finns kallas bio-, skol-, styrelse-, u- och cirkelsittning samt öar. Här nedan redogör vi för vad de passar för.
Biosittning
Som namnet avslöjar är biosittning som i en biosalong, alla stolar på rad efter rad. I den här sittningen används inga bord. Den här sittningen är perfekt för föreläsningar där det är många åhörare.
Tips! Biosittningen går att förbättra genom att vinkla in de yttre delarna. På så sätt riktas fokus mot den som talar, men det skapas också en bättre upplevelse för deltagarna som också bättre kan se varandra.
Skolsittning
Skolsittningen är som biosittning, fast med bord. Den lämpar sig också för föredrag, när det finns ett behov av att anteckna under tiden.
Tips! Den här sittningen går precis som föregående att förbättra genom att vinkla in de yttersta borden, beroende på om det är möjligt i lokalen.
Tips 2! Byt ut vanliga rektangulära bord mot halvmåneformade bord. Vid de borden får man plats fem personer som lätt kan samtala med varandra. Den typen av sittning fungerar bra om ni under föredraget förväntas diskutera och ha små mini-workshops.
Läs också: 10 tips för en mer hållbar konferens
Styrelsesittning
Styrelsesittning passar för en liten grupp på ca 4-12 personer som ska diskutera sig fram till något och ta beslut.
Öar
Om man ska ha grupparbeten och mindre diskussioner är en bra lösning att ha öar i form av runda, fyrkantiga eller hästskoformade mindre bord. Varje person runt bordet får möjlighet att komma till tals och en diskussion kan skapas. Den här sittningen passar för max 6-8 personer per bord, lokalens storlek avgör antal bord och totalt antal deltagare.
U-sittning
U-sittning är en u-formad möblering med plats för ungefär max 20 personer. Det passar bäst när en eller några få mötesledare ska ha ögonkontakt med övriga deltagare och enkelt kunna prata med alla. Om det är fler än 20 deltagare hamnar några för långt bort, och syftet med möbleringen går förlorad. Den här sittningen passar därför en mindre grupp som ska diskutera och/eller ett kortare föredrag ska hållas.
Cirkelsittning
En cirkelsittning fungerar bra för grupper på upp till 20 deltagare. Deltagarna sitter på stolar placerade i en ring, utan bord. På det här sättet skapas en öppen, familjär och icke-hierarkisk känsla som uppmuntrar till diskussion och aktivt deltagande.
Läs mer om lokalens betydelse för effektiva och hållbara möten i vår kostnadsfria guide: Hållbara och effektiva mötesguiden.
