Många konferenser och kick-offer bokas i sista minuten. Men om du vill få till en riktigt lyckad kick-off är planering ofta A och O. Här är våra bästa tips på vad du bör tänka på när du ska boka en kick-off.
#1. Ha ett tydligt syfte och mål med kick-offen
”Start with the end in mind” är ett berömt citat från författaren och effektivitetsgurun Stephen R. Covey. Och när det kommer till kick-offer kan vi bara hålla med. Det absolut viktigaste innan du tar kontakt med en konferensanläggning och bokar en kick-off är att du formulerar ett tydligt syfte och mål med mötet. Annars är det lätt att planera en agenda som inte leder till det resultat ni önskar.
Ladda ner: Stora kick-off-guiden
#2. Platsen gör skillnad – välj den med omsorg
Ett viktigt val inför kick-offen är att bestämma vilken plats ni ska vara på. När du väljer en plats som skiljer sig från den vanliga arbetsmiljön kan hjärnan få en riktig kick. Nya miljöer tänder kreativiteten och gör oss öppna för nya idéer och sätt att lösa problem. När sinnena får nya intryck kan vi lättare tänka nya tankar och bygga kreativa associationer som kan följa oss under projektets gång.
.jpg?width=1280&name=Sigtunahojden_bar%20(kopia).jpg)
#3. Välj en konferensanläggning som speglar ditt företags profil
Du behöver också se till att konferensanläggningen matchar ditt företags varumärke, profil och värderingar. Uppskattar era medarbetare mjuka värden som design, inredning och hälsa behöver anläggningen erbjuda en miljö som ligger i linje med deras preferenser för att de ska känna sig riktigt hemma. Och är ni ett medvetet företag som kommit långt i ert hållbarhetsarbete känns det självklart rätt att ha en kick-off på en anläggning som har ett väl utvecklat hållbarhetstänk.
#4. Fundera på resor och kommunikationer
Att ta sig till och från konferensanläggningen kan bli både krångligt, dyrt och dåligt för miljön. Se därför över kommunikationen till anläggningen innan du bokar. Fundera på var dina deltagare bor och hur de ska kunna transportera sig till kick-offen på det snabbaste och mest miljövänliga sättet. Lägg in kostnader för både resor och restid i budgeten.
#5. Gör en budget
Det låter kanske lite trist – men för att kunna göra en bra planering behöver du veta vad du har att röra dig med. Ekonomiska ramar gör är det enklare för både dig och anläggningen att komma med förslag på passande aktiviteter, menyer, längd på vistelsen mm.
#6. Var ute i god tid
Januari, februari, augusti och september är högsäsong för kick-offer och många slåss om samma datum. De flesta större företag bokar in sina kick-offer mellan ett halvt till ett helt år i förväg. Om du vill vara säker på att du får plats på din favoritanläggning gäller det alltså att inte vänta för länge med att boka. Är ni ett stort sällskap kan ni dessutom ofta få hela anläggningen för er själva om ni bokar i god tid.
Läs också: 10 tips för en mer hållbar konferens
#7. Ha några alternativa bokningsdatum
Kika gärna i kalendern efter flera passande datum för kick-offen. På så sätt har du några olika alternativ att spela med när det blir dags att boka. Det ökar chansen för att ni kan få plats på det konferensställe som ni verkligen vill vara på!
#8. Spåna på roliga och passande aktiviteter
Aktiviteter är viktigt för en lyckad kick-off. Även här gäller det att fundera på syftet med konferensen innan du bokar. Förena gärna nytta med nöje och låt det övergripande målet med kick-offen ta plats också i era aktiviteter. Är ni ett sammansvetsat gäng som känner varandra väl kan till exempel en utmanande och annorlunda aktivitet där ni testar jaktskytte i en simulator ge en härlig nytändning till hela gruppen. Är ni två bolag som ska slås ihop kan en teambildande aktivitet vara helt rätt. Och är det gemenskap som är syftet så är en samarbetsövning ofta ett bra val. Kontakta gärna anläggningens mötesexperter om du vill ha inspiration och hjälp med passande aktiviteter.
#9. Gör ett besök på konferensanläggningen!
Ta dig gärna tid att åka och titta på anläggningen och läs recensioner innan du bokar din kick-off. Tillhör mötesanläggningen ett seriöst bokningsbolag eller nätverk med tydliga kriterier som Svenska Möten har anläggningen och personalen troligtvis god kompetens och kan leva upp till det ni önskar och behöver.
#10. Få med alla på tåget tidigt i processen!
Ett vanligt misstag är att kick-offer styrs upp av några få personer på företaget och att man glömmer att ta med övriga medarbetare i processen. Bjud gärna in personer från olika delar av företaget så snart det börjar pratas om kick-off, och låt dem sedan diskutera agendan med sina respektive avdelningar.
Det är viktigt att alla som planerar är med på tåget och vet vad syftet och riktningen med kick-offen är. Annars är risken att det blir spretigt och att kick-offen saknar en tydlig, röd tråd. Det är därför jättebra att låta olika personer och avdelningar stå för olika delar av kick-offen. På så sätt slipper en person sitta och stressa med hela planeringen, samtidigt som det på ett naturligt sätt leder till mer engagemang och nya idéer. Om alla känner sig delaktiga internt får kick-offen betydligt större engagemang och möjligheter.
#11. Save the date!
Skicka en ”Save the date”-inbjudan till alla deltagare i god tid innan kick-offen. Denna inbjudan får gärna skapa en positiv förväntan och bli en snackis internt, men är framförallt till för att alla ska kunna reservera datumet i sin kalender. När kick-offen väl börjar närma sig skickar du en mer detaljerad inbjudan som tydligt förklarar syftet med mötet och vad som står på agendan. Ju bättre ni är på att ge bra och tydlig information till alla deltagare om kick-offens målsättningar och agenda - desto bättre är förutsättningarna för att den ska bli riktigt lyckad!
