För att kunna agera väl som ledare eller krisgrupp under en pågående kris krävs det att ni har genomfört en rad förberedande åtgärder samt att ni har en krisplan på plats.
Både er interna och externa kommunikation är ovärderlig i denna fas. Hur ni agerar och kommunicerar under en kris kan påverka hur era medarbetare, kunder och hur omvärlden uppfattar företaget.
Det här är den andra delen av tre om krishantering. Se även: Så kan ni förbereda er på en kris och Checklista för utvärdering av krisen.
Checklista för krishantering
-
· Följ uppsatta rutiner
Om ni har utarbetade rutiner för den specifika situationen följer ni dessa. Om det inte finns rutiner på plats bestämmer krisgruppen vilka åtgärder som ska vidtas.
Att agera med eftertanke och inte instinktivt kan låta enkelt men i en krissituation sätts många saker på prov, likaså vår förmåga att hålla oss lugna, sakliga och handlingskraftiga.
-
· Var transparent, ärlig och trovärdig
Medarbetarna måste få tydliga besked och information om vad som händer. Det gäller att stilla oro och besvara frågor.
Tips: Informera alla medarbetare om att det finns en krisplan på plats i förhand. Det är den som följs när krisen väl sker. Det minskar osäkerheter och skapar ett lugn i att det finns åtgärder på plats och en handlingsplan när krisen väl sker.
Läs också: Så förbereder ni er på en kris - checklista
Samla alla vid överenskomna tidpunkter, förslagsvis varje dag, och dela med er av den information ni har. Informera om nya förutsättningar samt om det finns nya riktlinjer från myndigheter. När saker och ting är osäkert är information a och o. Den får oss att känna att vi har kontroll och minskar ryktesspridning.
Ofta vill vi känna oss behövda i en kris. Delegera uppgifter, stora som små till medarbetare så att de känner sig behövda. Be gärna om råd och ett annat perspektiv! Se till att alla som behöver vara delaktiga får korrekt information enligt krisplanen.
För att kunna blicka tillbaka och utvärdera krisen är det viktigt att dokumentera händelseförloppet. Om ni i kristeamet är upptagna med att hantera annat, låt någon utomstående fotografera och skriva upp i vilken tidsordning saker och ting sker.
-
· Öppna för frågor och visa er tillgängliga
-
Gå runt och prata med medarbetarna, alternativt stäm av via digitala möten eller telefonsamtal.
-
· Var flexibla
-
I en kris är det viktigt att snabbt kunna anpassa sig till nya situationer och improvisera när saker inte går som planerat.
-
· Omvärldsbevaka
-
Bevaka noga vad som sägs i sociala kanaler och var lyhörd på både omvärlden, kunder och leverantörer. Genom att vara up-to-date med er kommunikation ökar ni chanserna att ses som professionella och starka i krisen.
-
· Håll hårt i företagets värderingar
-
En pressad situation som kräver snabba lösningar kan lätt göra att företagets ledord och vision sätts på spel. Det är viktigt att förankra eventuella beslut och se över hur de påverkar ert företag och företagets omdöme i framtiden.
-
· Ta hand om er själva och varandra
-
Glöm inte bort att ni är människor, och att det finns en stor känslomässig del i det hela. Olika människor reagerar olika i kriser. Se till att vila, ta en promenad eller gör någonting tillsammans på företaget.
Ta hand om er själva och varandra, vara sig det handlar om att själv vila eller att ge sig ut på en gemensam promenad.
Kom ihåg! Det är av stor vikt att ha en komplett krisplan - att se veta hur ni bäst agerar under krisen är en del av denna, men en plan för vad som ska ske innan och efter krisen är minst lika viktig.
För att hjälpa er på traven har vi tagit fram en nedladdningsbar guide ni kan använda er av. Guiden består av checklistor, redigerbara arbetsblad och tips för hur ni kan agera innan, under och efter krisen.
