Så kan ni förbereda er på en kris - checklista


05 May 2020 | Sigtunahöjden

Vissa kriser sker plötsligt, andra utvecklas under en längre period. Kriser kan se olika ut, men ett faktum är att alla företag någon gång kommer att genomgå en.

Oavsett vilken typ av kris ni befinner er i, är det av stor vikt att vara förberedd.

Det här är den första delen av tre om krishantering. Se även: Så hanterar ni en pågående kris och checklista för utvärdering av krisen.

Tips vid kriser

God krishantering skapar starka varumärken

Ett företag med en god krishantering skapar ett starkt varumärke med ett gott rykte. Samtidigt bidrar företaget till ett starkare samhälle och en välfungerande marknad, enligt MSB, (myndigheten för samhällsskydd och beredskap.)

Genom att veta hur ni bör agera innan, under och efter en kris står ni starkare inför krisen men får det även lättare att ta er igenom den och att återhämta er från den. Med en god krishanteringsförmåga belönas ni i längden eftersom ni vågar ta er an fler möjligheter med vissheten om att framtida risker upptäcks i tid och att rätt åtgärder finns på plats. 

Grunden i en god krishantering är en välarbetad krisplan. Längst ner i den här artikeln hittar ni en krisguide att använda er av när ni skapar er krisplan.

Det här är första delen av tre om krishantering.


Checklista - förbered er för en kris

 

1. Sätt samman en krisgrupp

För att ni ska kunna agera snabbt och effektivt vid en kris krävs det att ni har en krisgrupp som är väl insatt i er krisplan sedan innan.

Sätt samman en krisgrupp och ge en person huvudansvaret. Se till att rätt personer och yrkesroller inom företaget ingår i gruppen. Det är en fördel att olika delar av verksamheten finns representerade, med relevant kompetens som kan behövas i situationen. Ofta ingår ledningsgruppen eller exempelvis ekonomi, HR, kommunikatörer, VD etc. Gruppen ansvarar för att uppmärksamma kriser så fort som möjligt, att överblicka krisen men även att samordna och delegera uppgifter och vidare ansvar. 

 

  • 2. Identifiera potentiella krissituationer och skapa en nulägesbild

Genom att identifiera potentiella krissituationer kan ni i vissa fall förebygga dem och i andra fall bedöma er förmåga att hantera dem. Vilka potentiella krissituationer kan uppstå? Vilka eventuella risker finns det - vad kan trigga en krissituation på just ert företag? Hur stora är riskerna att de uppstår? Om x händer vad gör y då? Det kan handla om en händelse bland personalen, att företagets rykte har skadats, eller någonting mer konkret som en brand eller ett virusutbrott. Läs mer om risk- och sårbarhetsanalyser här. 

Nästa steg är att arbeta fram en krisplan för olika tänkbara krissituationer.

 

  • 3. Skapa en krisplan

En krisplan är en plan för en kommande eller i vissa fall nuvarande kritisk eller skadlig situation för ett företag. Krisplanen behöver vara förankrad i företagets värderingar och filosofi. Det är även krisplanen som er krisgrupp bör utgå ifrån.

Tips: Informera alla medarbetare om att det finns en krisplan på plats i förhand. Det är den som följs när krisen väl sker. Det minskar osäkerheter och skapar ett lugn i att det finns åtgärder på plats och en handlingsplan när krisen väl sker.

 

4.  Ha en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation redo

God kommunikation är avgörande för hur väl ni kommer att klara av krissituationen. För att vara redo att kommunicera både internt och externt om en kris sker behövs därför en kommunikationsplan som en del av er krisplan. Denna bör innefatta kontaktlistor över de som behöver bli informerade. Det handlar ofta om intressenter som medarbetare, leverantörer och kunder. Det är även nödvändigt att anpassa kommunikationen och tonaliteten efter de olika målgrupperna. Likaså är det bra att ange hur och var kommunikationen sker. Här hjälper det att ha  mallar på plats för exempelvis informationsmail eller pressmeddelanden. Mitt i krisen kan det vara svårt att finna tid till att sammanställa dessa.

Tips vid kriskommunikation:

  • · Har företaget rutiner kring och ett system för den interna kommunikation där alla medarbetare går att nå, ska även kriskommunikationen förslagsvis ske i samma forum. Det kan handla om att kommunicera personligen, via mail eller telefon.
  •  
  • · Det är viktigt att vara tydlig och berätta vilka steg företaget följer och kommer att ta härnäst. Detta för att skapa lugn, förtroende och en känsla av trygghet.
  •  
  • · När det gäller kommunikation är det även viktigt att det finns en plan för kriskommunikation via sociala medier, denna plan gäller både för företagets kanaler och för anställda.
  •  
  • · Det är även viktigt att det finns en ansvarig utgivare som godkänner den information som går ut.

Läs mer om vad ni bör tänka på när det gäller den interna kriskommunikationen här.

Cheforganisationen Ledarna har aven en bra artikel på ämnet här.

 

5. Ha resurser för omvärlds- och mediebevakning

Krishantering bestå till stor en stor del av att fånga upp, värdera och analysera information från fler håll. Säkerställ därför att det finns en kontinuerlig omvärldsbevakning i såväl traditionella som sociala medier från företaget. På så sätt vet ni hur företaget ska kommunicera och anpassa er kommunikation efter det rådande samhälls- eller debattklimatet. Att ni är rätt i tiden med er kommunikation är av stor vikt, hur ni kommunicerar nu kommer att ha en inverkan på hur folk ser på företaget, även när krisen har lagt sig.

 

6. Öva

Går det att öva på den eventuella krissituationen? Se till att genomföra gedigna övningar utefter de åtgärder ni planerar att genomföra om krisen skulle inträffa. Företag kan öva själva men även tillsammans med andra aktörer, såväl privata som offentliga.

Övningar är ofta mycket effektiva eftersom de möjliggör att ni, under kontrollerade former, kan utvärdera och utveckla den krisberedskap som finns på plats.

Om händelsen inte går att öva på är det istället viktigt att be alla inblandade att gå igenom krisplanen och samtala kring innehållet tillsammans med företagsledningen. Företagsledningen ansvarar för att kontinuerligt uppdatera krisplanen.

  • Tips: Ta hjälp utifrån!
  •  
  • I många fall kan det bli aktuellt att ta kontakt med med myndigheter, branschorganisationer eller näringslivets säkerhetsdelegation, (ett nätverk för utveckling av riskhantering inom näringslivet.)
  •  
  • Kommunen är även en viktig offentlig kontakt - genom att kontakta ansvarig för krisberedskapen i kommunen kan ett samarbete inledas på högre nivå. Kolla runt på er kommuns hemsida efter information om hur kommunen arbetar med krisberedskapsfrågor och vem ni ska kontakta.

 

  • 7. Ha rätt verktyg på plats
  • Någonting som kan vara avgörande för att klara av en kris är att ni har rätt verktyg på plats. Detta kan vara teknik eller program som behövs för att agera snabbt när situationen kräver det.

    Det är viktigt att ni samlar allt material och alla dokument som kan vara bra att ha tillgång till på ett ställe, förslagsvis i en molntjänst, så att de blir tillgängliga oavsett vart medarbetarna befinner sig. Det här är speciellt bra om någon i krisgruppen är på semester när krisen infinner sig. Här kan ni även lägga in krisplanen i sin helhet och de mallar som behövs för kommunikationen. 

Kom ihåg! Det är viktigt att ni har en komplett krisplan - att se till att vara förberedd på krisen är en del av denna, men en plan för vad som ska ske under och efter krisen är minst lika viktig.

För att hjälpa er på traven har vi tagit fram en nedladdningsbar guide ni kan använda er av. Guiden består av checklistor, redigerbara arbetsblad och tips för hur ni kan agera innan, under och efter krisen.

 

New call-to-action

 



KATEGORI:
Krishantering

Prenumerera på våra inlägg