Håll teamkänslan uppe när ni jobbar på distans – 8 tips

Distansarbetet, som många trodde skulle gälla under en begränsad tid, har blivit det nya normala. Många företag upplever att det är en större utmaning att hålla samman teamet när de arbetar på distans, speciellt de företag som genomgått en större omställning.

Hur får du medarbetare att känna delaktighet på jobbet och hur ska du tänka för att fortfarande vara attraktiv som arbetsplats?

I det här inlägget tipsar vi dig som är ledare om vikten av att kommunicera med dina medarbetare, hur du håller teamkänslan uppe och hur du skapar en bra stämning i arbetsgruppen, trots att ni jobbar hemifrån.

Många företag upplever att det är en större utmaning att hålla samman teamet när de arbetar på distans, framförallt när småpratet under kafferasten försvinner.

•  

• 1. Uppmuntra och uppmärksamma

Att tänka positivt och fokusera på vad som är bra blir extra viktigt när vi inte träffar varandra och missar småpratet vid kaffemaskinen. Lägg lite extra tid på att uppmärksamma varandra, det gäller oavsett om du har en ledarroll eller inte. Många gånger betyder den positiva feedbacken lika mycket om den kommer från en kollega, så hör gärna av dig någon som jobbar hemifrån och checka läget. Vi blir alla mer motiverade av positiv feedback och en klapp på axeln gör att vi lättare jobbar på för att leverera goda resultat. Ta inte för mycket tid i anspråk för att analysera mindre lyckade projekt – även om det såklart kan vara viktigt ibland.

• 2.  Satsa på kompetensutveckling

Ett riktigt bra sätt att visa att du bryr dig om dina medarbetare och samtidigt utveckla företaget är att stämma av med kollegorna om det finns önskemål för kompetensutveckling. Oavsett hur läget är för er kan det vara dags för den där kursen eller vidareutbildningen att äntligen bli av. Det finns en mängd branschanpassade utbildningar för olika arbetsområden. Tillfället kan även tas för att genomföra den där kompetensutvecklingen ni pratat om men inte kommit till skott med. Sätt ihop en utbildningsplan för dina medarbetare med olika önskemål och planera in utbildningarna vartefter tid och möjlighet ges.

• • 3. Erbjud rätt resurser för att arbeta på distans

Togs beslutet om hemarbete för snabbt, innan ni hade rätt resurser på plats? Då är det hög tid att utvärdera och inventera hur det går. Har dina medarbetare allt på plats för att kunna arbeta effektivt hemifrån under en längre period? Det kan handla om teknik som extraskärmar eller tangentbord men även att de har tillgång till nödvändiga dokument oavsett vart de befinner sig.

Dina hemarbetande medarbetare kan behöva byta miljö även om de inte kommer in till kontoret. Allt fler företag erbjuder sina medarbetare klippkort eller medlemskap till co-workingplatser eller kontorslokaler . Det är en perfekt förmån för de som vill byta hemmiljön mot nya intryck utan att åka så långt.

Har dina medarbetare allt på plats för att kunna arbeta effektivt hemifrån under en längre period?

4.  Umgås online

Digital AW eller ”Cappuccino hour” på länk? Oavsett hur ni väljer att genomföra de mer informella mötena är de viktiga för att bibehålla medarbetarnas motivation och ge ny energi. Människan är en social varelse och att du tar initiativ till att umgås mer spontant kommer garanterat att uppskattas. Gör klart innan mötet att syftet är socialt och avsätt en begränsad tid, så att risken för att deltagarna upplever mötet som onödigt minimeras.

Tips: På kahoot.com kan du skapa quiz som deltagarna kan vara med i realtid.

Läs mer: Småskaliga möten på Sigtunahöjden

6.  Kommunikation och informationsdelning

När läget är osäkert i världen behövs tydliga och stabila ledare, detsamma gäller på arbetsplatsen. En ledare som tar ansvar för företaget och sin arbetsplats, men även visar empati och kan ge stöd till sina medarbetare skapar trygghet i organisationen. Läs artikeln om vad du som ledare bör tänka på kring kriskommunikation.

När vi ses på jobbet och träffas som vanligt sker informella och arbetsmässiga utbyten av information i princip hela tiden; när vi stöter på kollegan vid kaffeautomaten, på lunchen eller i hissen. Att hitta ett forum som passar för den här typen av samtal är viktigt för att bibehålla känslan av närhet trots det fysiska avståndet. Chatforum som Teams, Skype, Zoom eller Slack passar för den här typen av avstämningar. Stäm av era uppgifter kontinuerligt och glöm inte bort möjligheten att bolla idéer.

•  

• 7. Behåll mötesrutiner vid digitala möten

•  

• Ni har förmodligen ersatt en del eller samtliga av era fysiska möten med digitala möten. Men för att era digitala möten ska vara effektiva är det viktigt att bibehålla en tydlig mötesstruktur med förberedelser, en agenda, tydliga roller, uppföljning och allt som tillhör ett väl utfört fysiskt möte.

   

  Ett råd är att boka in stående möten med ditt team, trots att ni inte har något specifikt på agendan. Har ni inte redan haft kortare frukostavstämningar kan det vara en bra tid att börja med det. Detta kommer att hjälpa dina medarbetare att skapa rutiner i en mer rutinfri vardag och är ett bra sätt att hålla koll på varandra, stötta varandra och håll motivationen igång.

   

  Tips: Testa att kicka igång videomötet med en ice-breaker! En som vi gärna rekommenderar för hemmajobbare som inte känner varandra så väl, är att visa bilder som berättar om deltagarna, istället för att de får presentera sig muntligt. Be dem till exempel att ta en bild från sitt fönster och låt övriga gissa vart de är eller låt dem berätta om deras viktigaste ägodel. Det blir lite mer avslappnat och personligt samtidigt som det bygger relationen mellan deltagarna.

•  

• 8. Glöm inte one to one samtalen!

• Under tiden med hemarbete är det viktigt att inte glömma bort vilka förutsättningar som behövs för att var och en av dina medarbetare ska trivas och utvecklas i sitt arbete.

• Planera in samtal där du och din medarbetare stämmer av förutsättningar och möjligheter att fortsätta utvecklas på jobbet. One to one samtal skapar en öppen och personlig dialog där ni blir på det säkra kring vad som förväntas av varandra. Glöm inte att ställa frågan – vad mer kan jag göra för dig? Kom ihåg att en kort avstämning eller ett ”trevlig helg” alltid är uppskattat!

• Avslutningsvis kan vi konstatera att distans- och hemarbete ställer nya krav på oss alla, i en tid som vi inte upplevt tidigare. Glöm inte bort att det inte finns något facit - erfarenheter växer och du utvecklas med tiden.

• Lycka till med dina utmaningar och tveka inte att höra av dig om vi kan hjälpa dig med dina möten!

• Vill du läsa mer om hur du kan stötta dina team? Läs vår artikel: Splittrad arbetsgrupp? Så får ni teamkänslan tillbaka för vidare läsning om teamkänslan och hur vi höjer den!