Rätt fokus är en viktig nyckel för att kunna jobba koncentrerat och göra mötet så effektivt som möjligt. Men hur gör man för att en hel grupp ska lyckas hålla fokus under ett möte? Det finns många knep och här bjuder vi på några av våra absoluta favoriter.
1. Landa i nuet
Det är viktigt att alla deltagare kommer in i rätt känsla och känner sig närvarande i nuet innan mötet startar. Starta gärna dagen med en obligatorisk men informell samling, som t ex en gemensam frukost, så att alla hinner slappna av och landa lite.
2. Bli mentalt närvarande
Ett sätt att öka den mentala närvaron hos mötesdeltagarna är att starta mötet med en enkel mindfullness-övning i 5-10 minuter. Skriv inte in detta i agendan, utan låt det få bli en oväntad överraskning när mötet drar igång.
3. Låt alla mötesdeltagare checka in
En check-in övning är ett annat knep för att höja den mentala närvaron och energin i ett möte. Genom att låta alla deltagare ”checka in” kan de bli av med tankar och känslor som annars kan störa den inre dialogen och göra det svårare att fokusera på mötet.
Läs också: Därför ska ni åka iväg på konferens
4. Ställ in er på att skapa ett fokuserat möte
Kom överens i gruppen om att fullt fokus gäller. Prata gärna igenom detta när ni startar mötet och går igenom agendan. Bestäm er för att verkligen koncentrera er på uppgiften och få gjort det ni vill under mötet. Se det som en lekfull utmaning att fokusera på att mötet ska vara just fokuserat.
5. Klargör mötets syfte och mål
När vi samlar en grupp är alla mentalt inne i sin egen agenda och ju fortare ni kan ställa om till ett gemensamt mötesfokus desto bättre. För att se till att alla har samma uppfattning om vad ni ska fokusera på behöver ni börja med att prata igenom varför ni har mötet (syfte) och vad ni ska uppnå tillsammans (mål).
Ett enkelt sätt att tappa fokus på mötet är att man inte har talat om från början vad man har för syfte och fokus med mötet.
6. Sätt gemensamma ramar och spelregler
Tydliga ramar gör det lättare att fokusera under mötet. Sätt gemensamma spelregler för hur ni ska uppträda mot varandra och att alla ska bidra aktivt med sina tankar och idéer. Andra exempel på ramar som kan öka fokus kan t ex vara att bestämma er för att inte avbryta, hålla er till ämnet, att parkera frågor som ni inte känner att ni kommer i mål med och att starta och sluta mötet i tid.
7. Sammanfatta under mötets gång
Glider ni lätt ifrån ämnet? Ett bra knep kan vara att stanna upp och sammanfatta era diskussioner under mötets gång. Då har ni chans att stämma av att ni verkligen åstadkommer det ni vill med mötet och hitta tillbaka till rätt fokus.
8. Byt roller och växla ansvaret under mötet
Ett annat sätt att hålla uppe energin och koncentrationen i gruppen är att växla roller under mötets gång. Prova att rotera ansvaret för att exempelvis var mötesledare, göra anteckningar och summera. Omväxling ger fokus!
Läs också: 11 tips - så planerar du en lyckad kick-off!
9. Fyll på med god energi
När blodsockret sjunker kan det också vara lätt att tappa fokus. Se till att ni har en jämn energinivå och äter gott och hälsosamt under hela mötesdagen för att undvika onödiga energidippar. Fokustips! Någon timme före lunch och mitt på eftermiddagen brukar de flesta mötesdeltagare få en dipp. Bryt av med 3 minuters paus-jympa och fyll på energidepåerna med en härlig energishot och energibar så håller ni skärpan hela mötestiden.
Ät gott och hälsosamt under hela mötesdagen för att undvika onödiga energidippar.
10. Pausa ofta!
Glöm inte att lägga in regelbundna pauser i mötesagendan så att deltagarna får chans att tanka ny energi. Om ni kör på för länge kommer de bli ofokuserade och få svårt att fatta övervägda beslut. Det mest effektiva för hjärnan sägs vara att jobba dedikerat under en period och sedan vila, innan nästa intervall drar igång. Är ert möte längre än en timme så rekommenderas en paus på 17-20 minuter efter 40 minuter. Det kan också vara skönt med en längre lunchpaus för de som vill gå en promenad eller passa på att vila en stund.
Ett långt möte utan avbrott behöver pauser. Oftast räcker det att släppa iväg deltagarna i 20 minuter.
11. Satsa på rätt lokal
Rätt lokal är viktigt för att mötesdeltagarna ska må bra och kunna fokusera fullt ut. God ventilation, rätt ljussättning, bra akustik och en genomtänkt möblering gör att vi orkar arbeta koncentrerat under en längre tid.
12. Ta en Walk and Talk
Börjar gruppen bli ofokuserad? Få tillbaka koncentrationen genom att ta ett promenadmöte och fortsätt diskussionen ute i friska luften. Att röra på sig brukar ge en riktig energiboost och även leda till många nya kreativa idéer och tankar.
Extratips! Om ni har en konferens med övernattning kan ni gärna starta dag två med en Walk and Talk för att sammanfatta gårdagens möte och även fånga upp alla goda idéer som deltagarna sovit på under natten.
13. Bryt av med en energizer
Har ni ett längre möte kan ni gärna lägga in en eller flera energizer-övningar på agendan. Energizers är korta, enkla övningar som används för att kickstarta energin och skräpa koncentrationen hos deltagarna på ett möte. Ett exempel på en effektiv energizer kan vara att låta deltagarna gå runt och titta varandra i ögonen och ge varandra positiv feedback i 5 minuter.
Mingla runt och ge feedback. Ett superenkelt men mycket effektivt sätt att få mer fokus och energi i gruppen.
14. Lägg goda idéer i Frysboxen
En vanlig orsak till att mötet blir ofokuserat är att vi pratar för mycket om saker som ligger utanför agendan. En smart lösning på detta kan vara att skriva ordet "Frysbox" på en whiteboardtavla eller ett blädderblockspapper. Så fort en idé som inte hör till ämnet dyker upp skriver ni upp den här. Sedan går ni snabbt tillbaka till det ämne som ni egentligen ska fokusera på.
15. Inga mobiler under mötet
Få saker bryter fokus så lätt som en ilsken mobilsignal eller ett sms. Gör det därför enkelt för er och bestäm att mötet är helt mobilfritt. För maximal arbetsro kan det vara en bra idé att låta deltagarna lägga sina mobiler i en gemensam låda, ett sk mobildagis, under mötet.
Det sägs att vi tar fram våra mobiler ca 200 gånger på en dag, i genomsnitt ca 45 sekunder varje gång. Samtidigt kollar mer än hälften av alla mötesdeltagare mail på varje eller vartannat möte. Snacka om ett enkelt sätt att tappa fokus!
För maximal arbetsro kan det vara en bra idé att låta deltagarna lägga sina mobiler i en gemensam låda eller väska, ett sk mobildagis, under mötet.
16. Var utvilad och sov på saken
Mötesdeltagare som är utvilade har lättare att hålla hög energi, vara kreativa och lösa problem. En god natts sömn kan dessutom göra underverk för många kreativa processer. Tips! För att verkligen kunna sova riktigt gott kan det vara klokt att boka en flerdagars-konferens med övernattning så att deltagarna kan slappna av ordentligt i en lugn och avslappnande miljö.
Effektiva och hållbara möten
De här tipsen hjälper er att använda mötestiden mer effektivt. Ett fokuserat möte är en stor framgångsfaktor för att skapa just effektiva möten, men kom ihåg att det finns fler faktorer att ha i åtanke för att ert möte ska bli både effektivt och framgångsrikt. För att era möten ska hålla i längden krävs exempelvis ett hållbarhetstänk och en medvetenhet kring hur mötets upplägg påverkar den upplevda möteskvaliteten hos mötesdeltagarna. I vår guide Effektiva och Hållbara Mötesguiden finns checklistor, tips och quiz som hjälper dig att planera och genomföra ditt nästa möte som ett proffs.
Trevlig läsning och lycka till med ert nästa möte!
